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効率という名の非効率

2019年4月14日(最終更新日:2020年6月9日)

システムは業務を効率化しない?

システムの受託開発を基幹事業にしているDarwin Industryでは、業務効率化の相談を受けることが頻繁にあります。

当然と言えば当然の話なのかもしれませんが、システム開発と業務効率化は切っても切れない関係と言えます。

業務効率化を図りたいから依頼者はシステムの導入を考えているわけで、システムは業務を効率化するためにあるわけです・・・

と思いきやこの公式は成り立ちません。

なぜなら

システムは業務を効率化するものではないから

です。

え、何を言い始めたんだ・・・と思われるかもしれませんが、これが真実です。

これは要因から考えてしまった典型的な失敗例で、このパターンで導入したシステムはまず間違いなく失敗します。

失敗ならまだしも、「システムは業務を効率化するもの」という考え方を元にして導入したシステムは、効率化をもたらすどころか非効率を生み出してしまいます。

まさに効率という名の非効率という罠にかかった状態です。

あくまで

システムは業務を効率化する一要因でしかない

ということを忘れてはいけません。

細かい話かもしれませんが、ここがめちゃくちゃ大事なところです。

 

「システムは業務を効率化するもの」という考え方で、システムを導入すると非効率になる要因は明白です。

それは

導入コストの問題

です。

ここで言っている「コスト」とはお金のことを言っているわけではなく、現場がシステムの導入になれる「コスト」です。

あーあー、初めて入れた時に慣れるまでの時間がかかるってやつねーと簡単に考えてはいけません。

新しく会社を立ち上げたり、完全に新規事業であれば、この初期学習コストだけ見ていれば問題ないかもしれません。

しかし最大の問題は

既存の仕事を行いながら新たなシステムを導入しなければならないコスト

です。

ここを見落とすと大きな問題が発生します。

必ず、今までやっていた方法が会社には存在し、それをいきなり切り替えられるシステムなんて世の中には存在していません。

仮に切り替えられるシステムであるならば、そのシステムにはほとんど価値はありません。

すぐに代替できるようなシステムであれば、次から次へとシステムを切り替えて、常に時代の後追いを繰り返すしかなくなり、何のためのシステム導入か分からないループから抜け出せなくなるでしょう。

では、システムを導入するのであればどうすれば良いのでしょうか。

システムを導入して効率化するために必要なこと

それは

最新のシステムに合わせて業務内容を組み換えること

です。

現在の業務発想でシステムを導入すると必ず失敗します。

現行のシステムに合わせて業務内容を抜本的に変更するぐらいの覚悟がないとシステムを導入するメリットがありません。

この理由はシンプルで、

過去の業務オペレーションは過去のある時点では最適解の方法を行っているから

です。

時代遅れになったシステムやオペレーションもいつかの時点では最先端で最適解であったはずです。

しかし、それを覆す新たなシステムは、過去の最適解を元にしたオペレーションから生まれていません。

抜本的に考え方が違います。

日本で売れた商品が海外でも売れないという当たり前の事実と似ています。

仮にシステムを導入するのであれば、これぐらいの覚悟が必要です。

その覚悟を持ってシステム開発を行って業務を効率化したいと思っているかが導入の成否を分ます。

そして冒頭でもお伝えした通り、システムはあくまで効率化の一要因であり、他にも手段があるはずです。

さらに、何でもかんでも効率化することが成功の要因ではないはずです。

効率化の最たる例を「システム開発」でお伝えしてきましたが、他にも効率化を図ることで日効率化してしまうものはたくさんあります。

まず、効率化する「目的」は何なのか定義し、それを社内外に共有する「効率化」の第一歩です。

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